《银行保险机构信息科技外包风险监管办法》(以下简称“《外包监管办法》”)由银保监会办公厅于2021年12月30日颁布并开始实施,至今已有三个月。作为银行业和保险业信息科技外包工作监管和风险控制的纲领性文件,该办法已经在银行保险机构的信息科技外包业务活动中得以全面的贯彻和执行。虽然《外包监管办法》的直接约束对象是受银保监会监管的银行和保险机构,但因该办法对银行保险机构采购和使用信息科技外包服务规定了全方位的准入要求和风险控制措施,实际上也对服务提供商获取银行保险机构的信息科技外包业务和服务的合规性提出了更严格的要求。本文拟梳理总结该办法实施以来的实务经验,就服务提供商如何响应《外包监管办法》的要求履行自身的合规义务提出建议。
《外包监管办法》中与服务提供商有关的监管要求集中在第三章“信息科技外包准入”和第五章“信息科技外包风险管理”中。其中,从外包准入角度看,主要涉及银行保险机构对服务提供商的尽职调查和外包服务合同必备条款两个方面;从外包风险管理角度看,则主要涉及业务连续性保障措施和对服务提供商的检查和审计两个方面。本文将围绕服务提供商如何响应这四个方面的要求而展开。
1
配合接受银行保险机构的尽职调查
(1)
需开展尽职调查的外包活动
(2)
尽职调查的程序性事务
(3)
尽职调查的范围以及服务供应商的配合
A
在接受尽职调查之前,与银行保险机构以及其聘请的第三方机构签订保密协议。在接受尽职调查时,外包服务合同尚未签订,而尽职调查内容涉及到服务提供商及其关联方的大量商业秘密、技术秘密和安全信息,均具有高度的机密性,因此必须要在有约束力的保密协议前提下方能向银行保险机构及第三方机构提供和披露。保密协议中除了常规的保密协议中的必备内容外,需要针对尽职调查完成后银行保险机构最终决定不采购本公司的外包服务情况下的保密信息返还/销毁进行特别安排。
B
充分利用已有的报告和资料协助尽职调查。对于尽职调查中的一些关注要点,服务提供商可以充分利用自己已有的认证文件、报告和材料来证明自己的合规情况,既可能减轻银行保险机构在尽调过程中的工作量,也能够增强自身资质和能力的可信度。例如,就服务提供商的网络和信息安全保障能力,服务提供商已经取得的信息系统安全等级保护备案证明、相应的网络安全等级保护评测报告、行业普遍认可的安全认证和第三方审计结果(例如ISO/IEC 27001认证、服务性机构控制体系鉴证(SOC)报告等)均可以用作支持性文件。
C
将现场查勘控制在最小必要范围内。对于某些类型的外包服务,银行保险机构或其聘请的第三方机构将要求对服务提供商的服务设施和办公场所进行现场查勘。同样的,因为尚在尽职调查阶段,银行保险机构并不能直接行使《外包监管办法》所赋予的直接现场检查的权利,服务提供商需要根据拟提供的外包业务的内容和特性,充分考虑自己所适用的网络和信息安全的法律法规和标准的要求,合理限制对方现场查勘的范围。例如,对于一家同时服务于多家客户的服务提供商而言,出于安全考虑,在尽职调查阶段就不应允许银行保险机构进入其承载业务系统的数据中心(机房)现场,而可以通过提供与之有关的审计结论或评估报告来协助银行保险机构进行核实。
(4)
尽职调查结果能否共享仍有待监管明确
2
外包合同必备条款的注意事项
(1)
避免接受一刀切模式的协议模板
(2)
合理承诺对银行保险机构内部管理制度的遵从
(3)
不同条款之间的衔接与统一
(4)
尽量采用服务提供商自有的合同文档
3
对业务连续性的保障
4
对审计与检查的配合
(1)
提供标准化的工具协助银行保险机构行使权利
(2)
不应影响服务提供商自身需遵循的安全义务
(3)
尽可能利用既有资源响应需求
(4)
事先约定成本承担机制
注释
[1]《外包监管办法》第十三条规定了九类原则上构成重要外包的活动:(一)信息科技工作整体外包,仅保留必要的管理团队和核心职能;(二)数据中心(机房)整体外包;(三)涉及基础设施和信息系统整体架构发生重大变化的信息科技外包;(四)核心业务系统开发测试和运行维护的整体外包;(五)信息科技战略规划(含中长期规划)咨询外包;(六)安全运营的整体外包;(七)涉及集中存储或处理银行保险机构重要数据和客户个人敏感信息的外包;(八)直接影响实时服务、影响账务准确性的重要信息系统外包;(九)其它对机构业务运营具有重要影响的外包。
[2] 包括(一)服务提供商的技术和行业经验,人员及能力;(二)服务提供商的内部控制和管理能力;(三)服务提供商的网络和信息安全保障能力;(四)服务提供商的持续经营状况;(五)服务提供商及其母公司或实际控制人遵守国家和银保监会相关法律法规要求的情况;(六)服务提供商过往配合银行保险机构审计、评估、检查及监管机构监督检查情况;(七)服务提供商与银行保险机构的关联性。
[3] 即原银监会于2013年发布实施的《银行业金融机构信息科技外包风险监管指引》(“银监发[2013]5号”),该指引已经随着《外包监管办法》的颁布实施而被废止。
[4] 即原银监会办公厅于2014年发布实施的《关于加强银行业金融机构信息科技非驻场集中式外包风险管理的通知》(“银监办发[2014]197号”),也已随着《外包监管办法》的颁布实施而被废止。
[5] 《外包监管办法》第四十四条界定的“跨境外包”是指服务提供商在境外其他国家或地区实施信息科技外包服务的行为。
[6] 该文件中定义的“非驻场集中式外包”是指外包服务商不在银行业金融机构提供现场服务,或外包的关键基础设施和信息系统不在银行业金融机构产权场所,由银行业金融机构以租用设施或购买服务资源的方式获得,主要由外包服务商运维,并且外包服务商同时为3家(含)以上银行业金融机构或其他机构提供服务的外包方式。
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